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Excel数据验证怎样运用

发布时间:2020-06-29 来源:win7旗舰版 浏览量:

办公软件是指可以进行文字处理、表格制作、幻灯片制作、图形图像处理、简单数据库的处理等方面工作的软件。目前办公软件朝着操作简单化,功能细化等方向发展。办公软件的应用范围很广,大到社会统计,小到会议记录,数字化的办公,离不开办公软件的鼎力协助。另外,政府用的电子政务,税务用的税务系统,企业用的协同办公软件,这些都属于办公软件。

  在往Excel中录入数据时,有时会遇到大量的重复数据,比如有这么一个工作表,第一列显示任务名,第二列显示任务执行者,第三列显示执行者的性别,其中任务执行者为固定的几个人交替执行,性别显然不是男就是女,也是重复性的。遇到类似这种情况,就可以通过Excel数据有效性的设定,既可避免重复输入,又能确保不会出错。

  首先将光标移到“性别”一列的顶部,这时光标变成向下的箭头,此时点击将全选这一整列。

Excel数据验证怎么使用 三联

  切换到“数据”选项卡,点击其中的“数据验证”,从下拉菜单中继续点击“数据验证”。

办公头条090202

  在弹出的数据验证对话框中,将验证条件中“允许”设置为“序列”,并在来源中直接输入“男,女”(不含外侧引号,中间以英文逗号隔开)。

办公头条090203

  现在在输入性别时,不用一个一个手动输入,只需要点击下拉按钮,然后从下拉项中直接选择就可以了。

办公头条090204

  扩展技巧1:

  除了上述直接输入可选项外,还有一种方法,就是在Excel表格的某处先行输入各选项。然后同上操作,全选“执行者”这一列,并调出数据验证对话框,设置验证条件为“序列”。在“来源”一项中,此处不再直接手工输入,而是点击其右侧的彩色按钮,然后选中表格中已经录入好的数据项,这几个数据项的位置将自动显示在数据验证框中,再次点击其右侧的彩色按钮确认,返回到数据验证完整对话框中,点击“确定”即可。

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  此时在“执行者”,不需要一个一个输入执行者姓名,点击下拉按钮然后进行选择就可以啦。

办公头条090206

  扩展技巧2:

  如果强行输入已经设置好的数据验证之外的数值,系统就会弹出警告,指数据验证不匹配,以确保输入的正确。

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  如果觉得上述提示框中的警告过于生硬,其实你还可以定制自己的提示语。在数据验证对话框中,切换到“出错警告”,可以选择警告的样式,也可以随意设置警告提示语。

办公头条090208

  怎么样,这个Excel的数据验证是不是很有用?对了,这一功能在WPS中同样适用,不过在WPS里,它叫作“数据有效性”。


硬件是实在的,有模有样的。软件是程序性的。是一系列的指令。有了软件,硬件才会实现更丰富的功能。

关键词: Excel 数据 验证 怎么 使用 
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